SVA St. Gallen Prozessautomatisierung mit RPA
Entlastung der Mitarbeitenden durch Prozessautomatisierung mit RPA
Automatisierung von Prozessen mit RPA für die SVA St. Gallen
Die SVA St. Gallen stand vor der Herausforderung, dass zahlreiche Prozesse aufgrund von Medienbrüchen und Legacy-Systemen manuell ausgeführt werden mussten. Täglich wurden hunderte Dokumente und Fälle manuell bearbeitet, zugeordnet und in unterschiedlichsten Systemen weiterverarbeitet.
Dieser Prozess war zeitaufwändig, fehleranfällig und band wertvolle personelle Ressourcen mit repetitiven Arbeiten.
In Zusammenarbeit mit Abraxas AG identifizierten wir alle relevanten Prozesse und anhand des möglichen Optimierungspotentials priorisiert. Die entwickelten Robotic Process Automation (RPA) Bots arbeiten die manuellen Prozesse automatisiert ab und entlasten somit die Mitarbeitenden der SVA St. Gallen signifikant.
Bot für interne Aktenverteilung (IV Rente und berufliche Massnahmen)
Die Mitarbeitenden der SVA St. Gallen mussten manuell ein Gruppenpostfach auf eingehende Fälle überprüfen. Ist ein neues Dokument eingegangen, wurde das Dokument gemäss definierten Regeln beurteilt und geprüft, ob alle relevanten Informationen vorhanden sind, um es weiter zu verarbeiten.
Wenn alle Informationen vorhanden waren, wurde das Dokument in den entsprechenden Applikationen weiterverarbeitet.
Wenn hingegen Informationen fehlten, musste anhand der AHV Nummer, oder der PLZ den Fallverantwortlichen in der Fachapplikation ermittelt werden und das Dokument dem Fallverantwortlichen weitergeleitet werden. Falls noch kein Dossier vorhanden war, wurde das Dokument an einen allgemeinen Posteingang weitergeleitet.
Die Logik für die Triage wurde in einem RPA Bot implementiert, sodass dieser selbständig das Gruppenpostfach überwacht, eingehende Dokumente bewertet und prüft, ob es automatisch in den Fachapplikationen verarbeitet werden kann oder nicht. Falls Informationen fehlen, liest der Bot die AHV Nummer und Postleitzahl aus, erruiert automtaisch den Fallverantwortlichen und leitet das Dokument der entsprechenden Person weiter.
Dank diesem Bot können 4'000 eingehende Dokumente / Jahr automatisiert verarbeitet werden. Die SVA St. Gallen spart je Dokument bis zu 10 Minuten Arbeit.
Steuer-Bot
Die SVA St. Gallen hat einige Prozesse, in welchen die Steuerveranlagungen der entsprechenden Person konsultiert werden müssen. Der Bezug der Veranlagungen aus den entsprechenden Fachapplikationen ist ein eifacher und repetitiver Task, welcher nicht zwingend ein Mensch ausführen muss.
Der Steuer-Bot überwacht das Postfach auf eingehende Dokumenten, für welche Steuerveranlagungen zur Beurteilung benötigt werden. Die relevanten Informationen wie die AHV Nummer werden aus dem Dokument gelesen. Damit werden in den entsprechenden Fachapplikationen die Steuerveranlagungen der letzten Jahr bezogen und als PDF gespeichert.
Die PDF's werden dem Fall angehängt und dem zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.
Dank diesem Bot werden die Steuerveranlagungen von rund 4'000 Fällen / Jahr automatisiert bezogen und dem Sachbearbeiter zur Verfügung gestellt. Die SVA St. Gallen spart je Fall bis zu 10 Minuten Arbeit.
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