Medienbruchfreier Posteingangsprozess dank digitalem Scan Service

Lösungsbeschrieb

Gemeinsam mit der Landesregierung Vorarlberg wurde der Posteingangsprozess von Förderungsanträgen digitalisiert und medienbruchfrei gestaltet.

Bisher wurde der komplette Posteingang von jährlich ca. 600’000 Förderungsanträgen physisch gescannt, wobei die digital eingereichten Anträge zuerst ausgedruckt wurden, um sie anschliessend mit der Briefpost einzulesen. Der neu gestaltete digitale Posteingangsprozess sollte diesen Medienbruch verhindern und die per Mail eingereichten Anträge direkt verarbeiten können und ins Zielsystem überführen. Der Prozess kann dabei in 3 Hauptschritte unterteilt werden:

Im ersten Schritt wurde der Kofax Import Connector eingerichtet, so dass alle eingereichten Mails ins Kofax-System übertragen werden. Dabei wurden zugleich die Kontaktpunkte auf öffentliche und interne Mailboxen für die entsprechenden Fachbereiche reduziert und kanalisiert. Anschliessend werden die Anträge mit einer Dispatching-Maske, durch den Einsatz des Kofax Transformation Moduls, korrekt geroutet. Zuletzt werden mit dem Document Review Modul (Bestandteil von KTM) die einzelnen Seiten innerhalb eines Antrags klassifiziert. Dabei stehen nur jene Dokumenttypen zur Auswahl, die Aufgrund des Routings (in Schritt 2) vor eingestellt sind. Durch diese eindeutige Zuteilung kann auch der Schritt des Barcode aufkleben (im physischen Posteingang nötig) digitalisiert werden. Anschliessend wird von Kofax ein PDF sowie ein zugehöriges Meta-Datenfile ins Zielsystem überführt.

Screenshots der Lösung

Landesregierung Voralberg

Als höchstes Verwaltungsorgan des österreichischen Bundeslandes Vorarlberg nimmt die Landesregierung die Verwaltungsaufgaben des Landes wahr. Sie setzt Landesgesetze um, vollzieht Bundesgesetze und erfüllt eine Vielzahl von Aufgaben des Landes und des Bundes in Formen der Privatwirtschaftsverwaltung.

Die Tätigkeiten der Landesverwaltung erstrecken sich von der Erteilung gewerberechtlicher Genehmigungen bis zur Gewährung von Mindestsicherungen. Sie umfasst beispielsweise die Wirtschaftsförderung oder auch die Erarbeitung von Konzepten und Lösungsstrategien für gesellschaftspolitische Herausforderungen.

Die Vorarlberger Landesverwaltung sieht sich als Serviceeinrichtung und richtet ihre Dienstleistungen nach den Bedürfnissen der Bürgerinnen und Bürger aus. Dabei steht das Gemeinwohl über der Verwirklichung von Einzelinteressen.

Projekterfolge

Über 600'000 Seiten werden jährlich verarbeitet

Mehr als 300'000 Seiten (52%) konnten durch eine digitale Verarbeitung eingespart werden

Eingesetzte Technologien

Testimonial

Lars Geiser, Leiter Marketing & Kommunikation, Clientis AG

Starke Partnerschaft mit grosser Liferay Expertise

Mit clavis IT haben wir einen Partner, der unsere Web-Plattform stabil und zuverlässig betreibt und zugleich perfekt auf unsere Bedürfnisse zuschneidet. Dank einer durchdachten Kombination aus Standardfunktionen und individuellen Weiterentwicklungen sowie ihrer Expertise in Liferay DXP profitieren wir von einer sicheren, benutzerfreundlichen und zukunftsfähigen Lösung.

Patrick Kurer, Teamleiter Software & Robotik, Aerne Engineering AG

Höhere Anlageperformance durch intelligente IoT Plattform

Dank der innovativen IoT-Lösung von clavis IT sind wir in der Lage, die Daten unserer vielfältigen Automationsanlagen präzise zu erfassen und gezielte Optimierungsmassnahmen für unsere Kunden einzuleiten. Diese bahnbrechende Technologie ermöglicht es uns, eine signifikant höhere Anlagenperformance zu erzielen und gleichzeitig einen erstklassigen Service zu bieten.

Förderungsanträge im Vorarlberg digitalisiert

Wir erhalten jährlich 600'000 Seiten mit Förderungsanträgen. Gemeinsam mit clavis IT haben wir den digitalen Posteingang aufgebaut und verarbeiten die Anträge heute medienbruchfrei und ressourcenschonend. Die erreichte Effizienzsteigerung führte zu kürzeren Durchlaufzeiten und reduzierten Kosten.

Wolfgang Kopf, Fachbereichsleiter Wohnbeihilfe

Visual Inspection mittels Artificial Intelligence AI

Wir haben mit clavis IT dieses innovative und zukunftsweisende Projekt als agiles Projekt durchgeführt. Die Idee mit der AI von Google hat uns von Anfang an begeistert. Das Ergebnis hat uns sehr schnell überzeugt und hat Lust auf mehr gemacht. Wir werden das Thema vorantreiben und unser Qualitätssicherung weiter automatisieren, um schlussendlich einen Mehrwert für unsere Kunden zu schaffen.

Elvir Huidur, Head of Global Operation Plaston

Infrastrukturüberwachung mit IoT

Mit der clavis IoT cloud sind wir in der Lage, Anwendungsfälle innert kurzer Zeit und mit geringen Einstiegskosten umzusetzen. Der Einstieg fällt dank standardisierten Anwendungsfällen wie der Türüberwachung leicht. Die daraus gewonnene Erfahrung ermöglicht uns laufend komplexere Use Cases umzusetzen.

Armin Rechsteiner, Technologie-Manager Telecom, Schweizerische Südostbahn AG

Digitalisierung des Verkaufsprozesses - 360° Sales-Radar

clavis IT hat unsere Herausforderung im täglichen Business schnell erfasst. Mit der umgesetzten Lösung besitzen wir eine flexible, durchgängige Plattform, welche sich bestens in die bestehenden Systeme integriert. Mit dieser benutzerfreundlichen Lösung können wir auf Knopfdruck den gesamten Verkaufsprozess einsehen. Gerne empfehle ich clavis IT als engagierten Partner weiter und freue mich auf die weitere Zusammenarbeit.

Rainer Koller, Brütsch/Rüegger Werkzeuge AG

Digitalisierung von Investment-Transaktionen

Gemeinsam mit den Spezialisten von clavis IT haben wir einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung unserer Prozesse erreicht. Mit Hilfe des Transaktions-Portals laufen die Prozesse, von der Prüfung erster Eckdaten bis zur allfälligen Abgabe eines indikativen Angebots, heute deutlich einfacher und effizienter. Wir können clavis IT jedem Unternehmen weiterempfehlen.

Robert Hauri, CEO SPGI Zurich AG