Scan Services

Scan Services - Starten Sie die digitale Transformation beim digitalisieren von physischen Dokumenten

Was der Scan-Service beinhaltet?

 

Sie möchten sich nicht selbst um die Digitalisierung von physischen Dokumenten kümmern! Trotzdem wünschen Sie die Unterlagen in digitaler Form, sei es für eine speditive Verarbeitung oder die elektronische Aufbewahrung.

 

clavis IT ag bietet genau dafür einen Scan-Service an. Wir scannen, indexieren und weisen Ihre Papierdokumente in elektronischer Form den richtigen Empfängern oder Systemen zu.

 

  • Wir scannen Ihre Eingangspost täglich in unserem Scan-Center in Herisau ein und stellen sie Ihnen als durchsuchbare PDF/A Dokumente zur Verfügung.
     
  • Die digitalen Dokumente können direkt den definierten Benutzern oder einem Verarbeitungssystem zur Verfügung gestellt werden.
     
  • Die physischen Dokumente werden in einem Kurzzeitarchiv aufbewahrt, so dass Sie auf Bestellung ein erneutes Scannen eines Dokumentes verlangen können. Auf Wunsch werden die Dokumente auch in einem physischen Langzeitarchiv die vorgegebene Zeit aufbewahrt.
     
  • Die Dokumente werden nach der Kurzzeitarchivierung protokolliert vernichtet oder Ihnen zurückgegeben.
     
  • Zur Rückverfolgbarkeit werden alle Prozess-Schritte protokolliert.
     
  • Volumenbasierte Verrechnung.

Daniel Gubler

Verkauf • Partner

Tel. +41 71 577 50 40
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«In wenigen Schritten zum papierlosen Büro»

Papierloses Büro - Mythos oder bald schon Realität? Erfahren Sie in unserer Wissensserie mehr über die Aufbewahrungspflichten von Dokumenten, das Zeiteinsparungspotential von einzelnen Dokumenttypen und die Risiken einer elektronischen Archivierung.

 

 

Anwendungsfälle mit Scan Services

Die Eingangspost kann einfach an die persönliche Mailbox gesendet werden, damit vereinen sich die Korrespondenzkanäle. Alternativ können auch elektronische Dossier, Casemanagement- oder Workflowsysteme mit den Dokumenten beliefert werden.

Zusätzlich zur Verteilung können aus den digitalen Bestellungen in einem individualisierten Schritt die Inhaltsdaten ausgelesen und an die folgenden Verarbeitungssysteme übergeben werden.

Verträge können elektronischen Dossiers zugewiesen und/oder in einem Casemanagement- oder Workflowsystem validiert und verwaltet werden. Damit haben Sie Kündigungsfristen und die Zuständigkeit jederzeit im Griff.

Zusätzlich zur Verteilung können aus den digitalen Rechnungen in einem individualisierten Schritt die Inhaltsdaten ausgelesen und an die folgenden Verarbeitungssysteme wie ein Workflowsystem oder ein ERP übergeben werden.

Nutzen

Der Scan-Service bietet folgenden sofort wirksamen Nutzen:

• Keine manuelle interne Postverteilung

• Schnellere Durchlauf- und Antwortzeiten in der Geschäftskorrespondenz

• Reduktion der Gesamtprozesskosten

• Zeit- und ortsunabhängige Dokumentenverfügbarkeit was flexibles Arbeiten ermöglicht

• Voraussetzung für elektronisches Case Management oder Workflows

• Konzentration auf die Kernaufgaben

• Volumenbasierte Verrechnung