Teil 5: Risiken der elektronischen Aufbewahrung

 

In den ersten Folgen unserer Wissens-Serie haben wir typischerweise die Vorteile und den Nutzen eines solchen Vorhabens hergeleitet. Klar, die Chancen der Digitalisierung sind enorm und sprechen für sich. Wir wollen aber in dieser Serie auch auf die grössten Risiken und Fallstricke eingehen und Ihnen wichtige Überlegungen nicht vorenthalten.

 

Die Gefahren und Risiken teilen wir grob in 3 Bereiche ein:

  1. Regulatorische Risiken
  2. Technische Risiken
  3. Organisatorische Risiken (Change Management)

 

Regulatorische Risiken

Bei der Einführung der elektronischen Verarbeitung und Archivierung müssen lokale, nationale und branchenspezifische Regulatorien eingehalten werden. Dies gilt im Grunde für jedes Land in dem man Geschäfte betreibt, resp. eine Niederlassung führt, oder für die zu beliefernde Branche (z.B. Medizinalbranche, Automotive, Flugzeug- und Bahnindustrie).
Oft sind in den verschiedenen Ländern und den zu beliefernden Branchen spezielle Aufbewahrungs- und Prozessanforderungen zu berücksichtigen. Wir empfehlen diese Anforderungen zwingend zu berücksichtigen, da diese branchenspezifischen Standards oftmals über die Aufbewahrungsvorschriften im Schweizerischen Obligationenrecht (OR) hinausgehen. Aus diesem Grund ist die Wahl des Archivsystems nicht unwichtig. Das System muss die entsprechende Flexibilität bieten diese Aufbewahrungsfristen zu verwalten und die Sicherheit bieten, die Dokumente über Jahrzehnte sicher aufzubewahren.

Unser Tipp: Setzen Sie hierbei auf etablierte Archivsysteme!
 

Unterschätzen Sie die Langfristigkeit solcher Vorhaben nicht. Planen Sie die Wartung und Support für das System mit ein. Dies stellt sicher, dass das System über die benötigte Dauer stabil und zuverlässig funktioniert.

Die getroffenen Entscheidungen vom Projektteam hinsichtlich Ablage und Prozesse sollten auf jedenfall von der Geschäftsleitung resp. dem Verwaltungsrat validiert und freigegeben werden. Eine optimale Integration in die Prozesse ist oft wichtiger, als die Wahl des Softwareproduktes.

 

Technische Risiken

Die Wahl des Herstellers des Archivsystems ist aufgrund dieser Langfristigkeit sehr wichtig. In der Wahl des Systems sind folgende Faktoren ausschlaggebend:

  • Gewährleistung der Langfristigkeit 
    Wie bereits erwähnt, muss das System über Jahrzehnte einsatzfähig sein. Dies muss vom Hersteller sichergestellt werden und bedeutet insbesondere auch hohe Investitionen in das Produkt. Aus diesem Grund setzen wir auf Produkte vom Marktführer IBM. Gemeinsam mit IBM stellen wir sicher, dass die Systeme über die gesetzte Dauer einsatzbereit sind und in Verbindung mit einem Service Level Agreement (SLA) das System regelmässig gewartet wird.
     
  • Laufende Berücksichtigung von Gesetzesänderungen
    Grosse Anbieter wie IBM überwachen weltweit die Gesetze und stellen sicher, dass das Archivsystem diese jederzeit berücksichtigt. Dies ist einer der Gründe weshalb regelmässige Systemupdates sinnvoll sind.
     
  • System muss auf das Land oder die Branche ausgerichtet sein
    Die Anforderungen an die Dokumentenverarbeitung und -archivierung unterscheiden sich von Land zu Land und von Branche zu Branche. Aus diesem Grund muss das Archivsystem entsprechende Vorgaben berücksichtigen. 

 

Die Wahl des falschen Archivsystems kann schnell unangenehme rechtliche Folgen mit sich ziehen. Nimmt man die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nicht wahr, besteht die Gefahr einer strafbaren Handlung aufgrund einer Pflichtverletzung gemäss dem Strafgesetzbuch (StGB).

  • Unterlassung der Buchführung (Art. 166 StGB)
  • Ordnungswidrige Führung der Geschäftsbücher (Art. 325 StGB)
     

Unser Tipp: Wählen Sie ein System von einem bekannten und etablierten Hersteller. Nur so kann die digitale Dokumentanablage auch über einen langen Zeitraum hinweg sichergestellt werden. Nicht jeder Hersteller wird in der Lage sein, jeden technologischen Fortschritt im Bereich von Hardware, Storage-Systeme, Virtualisierung, Mobilisierung oder den zunehmend intelligenten Suchen mitzugehen.

 

Ist das Archivsystem gewählt, ist es wichtig sich Gedanken zu machen, wie das System über die benötigte Dauer betrieben werden kann.
Es gilt darum abzuwägen, ob man eine solche Umgebung selber, auf der bestehenden IT-Infrastruktur und im eigenen Team betreiben kann oder ob eine Auslagerung sinnvoller und langfristig kostensparender ist. Dabei gilt es zu bedenken, dass ein Archiv typischerweise über viele Jahre läuft – in der Regel länger und beharrlicher als beispielsweise ein ERP-System.


Typischerweise stehen in den meisten mittelständischen Unternehmen nicht die benötigten Ressourcen dauerhaft zur Verfügung, was ständige, neue Investitionen in geeignete Hardware, Personal und Schulung nach sich zieht.

Im Bereich der möglichen Betriebsmodelle sehen wir folgende Varianten:

  • Betrieb im eigenen Rechenzentrum
    Das Know-how zum Betrieb des Systems muss unternehmensintern aufgebaut werden. Beachten Sie, dass Sie das entsprechende Know-how mindestens auf 2 Personen verteilt haben. Das lässt Abwesenheiten, Ferien oder gar Personalwechsel einfacher gestalten. Sind Sie sich bewusst, dass Sie in diesem Fall laufend neue Investitionen in Hardware tätigen müssen.
     
  • Bezug aus der Cloud «as a service»
    Beim Bezug des Archivs aus der Cloud fallen der Aufbau von Personal oder die Investitionen erfreulicherweise weg. Dafür besteht eine starke Abhängigkeit zum Service-Anbieter und seinem Service.

 

Die Auslagerung resp. der Bezug aus der Cloud «as a service» hat sehr viele Vorteile. Folgende Entscheidung sollten Sie auf oberster Management-Ebene sorgfältig fällen:

  • Wo liegen die Daten? Müssen diese in der Schweiz liegen, oder kommt ggf. auch ein Cloud Anbieter in Frage wo die Daten im Ausland liegen?
     

Dabei spielt es nur teilweise eine Rolle, was Sie als Unternehmen möchten. Priorität schlussendlich haben auch hier wieder die nationalen oder internationalen Gesetze sowie Ihre Kunden und deren Branche.

 

Haben Sie Filialen oder Niederlassungen im Ausland? Dann wird diese Frage noch komplexer, denn die Daten müssen an verschiedenen Standorten liegen. Exakt bei diesem Punkt unterscheiden sich die grosse Masse an durchschnittlichen Archivsystemen von den grossen Herstellern. Solche Fragen sollten Sie bereits im Vorfeld des Projektes klären, damit ein System gewählt werden kann, welches Ihren Bedürfnissen entspricht. 

Sind die Fragen des Standorts und der Betriebsart geklärt, geht es an die Auswahl des entsprechenden Umsetzungspartners. Diese Auswahl sollten Sie sorgfältig machen, denn Sie werden eine enge Zusammenarbeit mit Ihrem Partner starten. Stellen Sie sicher, dass der Partner bereits Projekte in ähnlicher Grösse umgesetzt hat und falls Sie den Bezug aus der Cloud bevorzugen, stellen Sie sicher, dass der Partner das selbe System schon für mehrere Kunden betreibt, denn nur so profitieren Sie von Skaleneffekten im Betrieb.

 

Wir vertrauen in diesem Fall auf die marktführende Archivlösung «FileNet» von IBM. FileNet eignet sich bereits für mittelständische Unternehmen, als auch für ECM Plattformen in multinationalen Unternehmen.

 

 

Organisatorische Risiken (Change Management)

In Digitalisierungsprojekten sollten nicht nur die regulatorischen und technischen Aspekte im Fokus stehen. Vergessen Sie den Faktor Mensch nicht! Auf dem Weg zum papierlosen Büro verändern sich die Arbeitsweise und die Prozesse Ihrer Mitarbeitenden. Auftretende Ängste und die Skepsis Ihrer Mitarbeitenden lösen Sie nur mit einer frühen und offenen Kommunikation vor, während und nach dem Projekt. 

Gerade in der Einführungszeit müssen die neuen Abläufe wieder trainiert werden. Begleiten Sie Ihre Mitarbeitenden auf diesem Weg und unterstützen Sie diese optimal. So verhindern Sie Aussagen wie «Ich habe ja immer gesagt, dass das nicht funktioniert». Und zum guten Schluss ist es wichtig, dass das Projekt von der Geschäftsleitung getragen wird und diese den notwendigen Rückhalt bietet.

 

 

Sie sind nun optimal für das nächste Digitalisierungs-Projekt in Ihrem Unternehmen gerüstet.
Haben Sie trotzdem noch Fragen? Dann kommen Sie auf unsere Spezialisten zu.

Gerne zeigen wir Ihnen im nächsten Teil unserer Wissens-Serie einige Beispiele von unseren Kunden, welche wir auf dem Weg zum papierlosen Büro begleitet haben.

 


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