«In wenigen Schritten zum papierlosen Büro» - Teil 1: Die Aufbewahrungspflichten

 

Die Aufbewahrungspflichten

Die im Geschäftsalltag anfallenden Dokumente unterliegen meistens gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, welche lange der Grund waren, weshalb sich Bundesordner an Bundesordner in Regalen und Archiven stapelten.

In der Praxis fehlt oft das Wissen, welche Unterlagen aufbewahrt werden sollen. In diesem ersten Teil möchten wir Ihnen aufzeigen, welche Geschäftsdokumente wie lange und in welcher Form aufbewahrt werden müssen:

 

Wer ist überhaupt aufbewahrungspflichtig?

In der Schweiz finden sich die rechtlichen Grundlagen für den korrekten Umgang mit Dokumenten primär in den gesetzlichen Buchführungsvorschriften. Bisher waren nur im Handelsregister eingetragene Firmen aufbewahrungspflichtig. Mit der Verordnung über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung (VASR), welche per 01.01.2013 in Kraft getreten ist, sind alle Einzelfirmen und Personengesellschaften mit einem Umsatz von mindestens CHF 500'000 zur Aufbewahrung der Geschäftsbücher verpflichtet.

 

Was muss aufbewahrt werden?

Sämtliche Geschäftsbücher und Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind aufzubewahren. Gemäss Art. 957 Abs. 1 OR sind buchführungspflichtige Unternehmen verpflichtet, neben der Bilanz und der Erfolgsrechnung auch die Bücher, die Belege und die ein- und ausgehende Korrespondenz abzulegen und zu archivieren, welche notwendig sind für den Nachweis und das Verständnis...

• ...des Geschäftsergebnisses
• ...der Vermögenslage
• ...des Schuld- und Forderungsverhältnisses des Unternehmens

 

Mit Ausnahme der Betriebsrechnung und der Bilanz, die schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren sind, können gemäss Art. 957 Abs. 3 OR die Bücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz auch elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. Die Geschäftskorrespondenz umfasst im Allgemeinen alle mit Dritten ausgetauschten Unterlagen, die über den Abschluss und die Entwicklung von Rechtsgeschäften Auskunft geben. Gemäss Berner Kommentar zu Art. 962 OR sind dies:

• Ein- und ausgehende Briefe
• Verträge
• Rechnungen und Lieferscheine
• Quittungen und Bankbelege
• Telegramme, Fax, E-Mails
• Statuten und Gesellschaftsverträge
• Prozessakten, Gerichtsurteile, Vergleiche
• Dokumente aus Arbeitsverhältnissen, Werkverträgen, dem Transportverkehr oder dem Verkehr mit Behörden

Nicht unter die Aufbewahrungspflicht fallen

• Informationsmaterial/ Prospekte
• Anfragen und Offerten
• Preislisten
• Interne Notizen
• Schriftstücke aus dem internen Verkehr zwischen Betriebsabteilungen

 

Wann beginnt die Aufbewahrungspflicht?

Diese beginnt jeweils nach Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR), in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden sind und die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist. Auch die steuerrechtlichen Vorschriften verweisen grundsätzlich auf diese Archivierungsfrist. Als Grundsatz gilt gemäss Art. 962 OR die handelsrechtliche Archivierungsfrist von zehn Jahren. 

Folgende drei Punkte sind bei der Frage nach Beginn und Ende der Archivierungsfrist zu beachten:

• Weil die grundsätzliche Archivierungsfrist erst mit dem Ende des Geschäftsjahres beginnt, beträgt die Aufbewahrungs- und Archivierungsdauer der Dokumente bis zu 11 Jahre.
• Das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) sieht zudem für Geschäftsunterlagen zu unbeweglichen Gegenständen eine Archivierungsfrist von 20 Jahren vor.
• Nach steuerrechtlichen Vorschriften müssen Dokumente immer bis zur Verjährung der Steuerforderung aufbewahrt werden. Da Steuerforderungen in der Regel erst nach fünf Jahren verjähren, kann sich die Archivierungsdauer auf 16 bzw. 26 Jahre (z.B. Belege zu Liegenschaften) verlängern. 

 

Aufbewahrungsfristen - Übersicht

Dokumenttyp	Fristen
Geschäftsbücher Belege Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer	10 Jahre 20 Jahre für Geschäftsunterlagen, die mit unbeweglichen Gegenständen zusammenhängen
Geschäftsbericht (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang, Mittelflussrechnung) und Revisionsbericht zwingend: in Papierform und unterzeichnet	10 Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres / nach Löschung der Gesellschaft
Steuerunterlagen	Kantonal unterschiedlich
Personalakten, Akten für die Sozialversicherungen und Lohndeklarationen	Bis 10 Jahre nach Austritt eines Mitarbeiters
Mietzins-, Arzt- und Handwerkerrechnungen, Lohnforderungen und Versicherungsprämien	5 Jahre

 

Neben den allgemein geltenden gesetzlichen Bestimmungen sind in vielen Branchen auch branchenspezifische Reglementierungen zu beachten. So können branchenspezifische Gesetze für gewisse Dokumente eine längere Archivierungsfrist vorsehen oder gewisse Bedingungen an die Dokumentation der Archivierung knüpfen. Dies gilt z.B. für Branchen mit sensiblen Produkten wie die Lebensmittelbranche oder die pharmazeutische Industrie. Aber auch die Versicherungs- und Vorsorgebranche mit ihrer zum Teil jahrzehntelangen Aufbewahrungspflicht für Versicherungs- und Vertragsdokumente, auch in elektronischer Form.

 

Wie müssen die Dokumente aufbewahrt werden?

Eine Aufbewahrungspflicht in Papierform kennt die Schweiz nur für den Geschäfts- und den Revisionsbericht (nach Art. 958f Abs. 2 OR).

Im Gegensatz dazu dürfen Geschäftsbücher, Belege, Verträge und die Geschäftskorrespondenz auch in elektronischer Form aufbewahrt werden. Zwingende Voraussetzung für diese Klausel: Die besagten Dokumente müssen jederzeit innert nützlicher Frist lesbar gemacht werden können. «Verfügbarkeit» ist zudem eine Kosten- und Effizienzfrage: Im täglichen Geschäft ist ein schneller und einfacher Zugriff auf archivierte Dokumente sehr wertvoll. Archivierungssysteme, die einen raschen und sicheren Zugriff auf die Daten ermöglichen, können Geschäftsabläufe erheblich beschleunigen. Unternehmen sollten daher auch aus der Sicht der Effizienzsteigerung und Kostensenkung an einem Archivierungssystem interessiert sein, das eine zeitgleiche Verfügbarkeit der Dokumente ermöglicht.
Aus rechtlicher Sicht gilt die Beweiskraft der archivierten Dokumente dann als sichergestellt, wenn sie den Anforderungen der Integrität genügen. Das heisst die Aufbewahrung muss so ausgestaltet sein, dass die Unterlagen nicht abgeändert werden können, ohne dass sich dies nachweisen lässt.

 

Erfahren Sie im nächsten Schritt was eine revisionssichere Archivierung bei elektronischen Dokumenten genau bedeutet!