Vollelektronisches Workflowsystem für Esset Immobilienbewirtschaftung

Lösungsbeschrieb

clavis IT unterstützt die Esset Immobilienbewirtschaftung schon über viele Jahre hinweg mit Lösungen für die Digitalisierung und Optimierung der Bewirtschaftungsprozesse. Der Kreditorenworkflow und die elektronisch rechtssicheren Liegenschaftsdossiers spielen dabei eine zentrale Rolle.

Etwa 80% der Rechnungen kommen heute schon voll elektronisch ins Workflowsystem und somit direkt in den persönlichen elektronischen Postkorb der Bewirtschafter. Weiter konnte Esset durch die Nutzung des clavis Scancenter die Digitalisierung der verbleibenden Briefpost vollständig auslagern.

Durch Nutzung unserer Kofax Capture Plattform (CloudCapture) werden alle eingehenden Dokumente mittels automatisierter Texterkennung ausgelesen und an einen webbasierten Kontierungs- und Freigabeprozess weitergeleitet. Nach der teilautomatisierten Kontierung und Freigabe der Rechnungen werden alle Dokumente mit einer digitalen Signatur rechtssicher im entsprechenden Liegenschaftsdossier im Archivsystem abgelegt. Die Zahlungsaufträge werden direkt an das ERP-System weitergeleitet. Die Eigentümer der Liegenschaften haben die Möglichkeit über ein Portal jederzeit alle relevanten Liegenschaftsdokumente einzusehen.

Dieser vollelektronische Prozess reduziert das Papier- und Versandaufkommen auf ein Minimum und trägt zu einer sehr effizienten und transparenten Bewirtschaftung bei.

Screenshots der Lösung

Esset Property Management

Emeria Switzerland, eine Tochtergesellschaft der Emeria-Gruppe (früher Foncia Group), ist ein wichtiger Anbieter von Immobiliendienstleistungen in der Schweiz. Dazu gehören die Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien, die Verwaltung von Stockwerkeigentum, die Wertsteigerung, die Transaktion von Immobilien und Wohnimmobilien sowie die Beratung bei Versicherungen und Hypothekenkrediten.

Esset Property Management ist die auf institutionelle Kunden ausgerichtete Marke der Gruppe für Immobiliendienstleistungen und Transaktionsberatung. Sie bieten zentralisierte Immobiliendienstleistungen auf nationaler oder regionaler Ebene für verschiedene Kundengruppen wie Vertreter institutioneller Kunden, Versicherungen, Banken, Familienunternehmen und Pensionskassen an. Die Kunden profitieren dabei von der Kundennähe und dem Fachwissen lokaler Agenturen und Teams, die sich um die Verwaltung der Gebäude und die Mieterdienstleistungen kümmern.

Projekterfolge

200'000 Rechnungen werden für 2000 Liegenschaften pro Jahr digital verarbeitet

Mit dem vollelektronischen Workflowsystem kann 50% des Arbeitsaufwands im Prozess eingespart werden

Über 300 User

80% sämtlicher Rechnungen werden vollautomatisch erkannt

Eingesetzte Technologien

Testimonial

Förderungsanträge im Vorarlberg digitalisiert

Wir erhalten jährlich 600'000 Seiten mit Förderungsanträgen. Gemeinsam mit clavis IT haben wir den digitalen Posteingang aufgebaut und verarbeiten die Anträge heute medienbruchfrei und ressourcenschonend. Die erreichte Effizienzsteigerung führte zu kürzeren Durchlaufzeiten und reduzierten Kosten.

Wolfgang Kopf, Fachbereichsleiter Wohnbeihilfe

Visual Inspection mittels Artificial Intelligence AI

Wir haben mit clavis IT dieses innovative und zukunftsweisende Projekt als agiles Projekt durchgeführt. Die Idee mit der AI von Google hat uns von Anfang an begeistert. Das Ergebnis hat uns sehr schnell überzeugt und hat Lust auf mehr gemacht. Wir werden das Thema vorantreiben und unser Qualitätssicherung weiter automatisieren, um schlussendlich einen Mehrwert für unsere Kunden zu schaffen.

Elvir Huidur, Head of Global Operation Plaston

Infrastrukturüberwachung mit IoT

Mit der clavis IoT cloud sind wir in der Lage, Anwendungsfälle innert kurzer Zeit und mit geringen Einstiegskosten umzusetzen. Der Einstieg fällt dank standardisierten Anwendungsfällen wie der Türüberwachung leicht. Die daraus gewonnene Erfahrung ermöglicht uns laufend komplexere Use Cases umzusetzen.

Armin Rechsteiner, Technologie-Manager Telecom, Schweizerische Südostbahn AG

Digitalisierung und Archivierung vom Dokumenten mit dem Cloud-Service «CloudCapture»

Dank dem massgeschneiderten Service konnten wir manuelle und fehleranfällige Arbeiten eliminieren und die Prozessdurchlaufzeiten reduzieren. Durch die Lösung als Service hatten wir auch keine Investitionen in Hard- und Software. Wir empfehlen clavis IT gerne jedem Unternehmen weiter.

Bruno Anderegg, Witzig the Office Company

Digitalisierung des Verkaufsprozesses - 360° Sales-Radar

clavis IT hat unsere Herausforderung im täglichen Business schnell erfasst. Mit der umgesetzten Lösung besitzen wir eine flexible, durchgängige Plattform, welche sich bestens in die bestehenden Systeme integriert. Mit dieser benutzerfreundlichen Lösung können wir auf Knopfdruck den gesamten Verkaufsprozess einsehen. Gerne empfehle ich clavis IT als engagierten Partner weiter und freue mich auf die weitere Zusammenarbeit.

Rainer Koller, Brütsch/Rüegger Werkzeuge AG

Digitalisierung von Investment-Transaktionen

Gemeinsam mit den Spezialisten von clavis IT haben wir einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung unserer Prozesse erreicht. Mit Hilfe des Transaktions-Portals laufen die Prozesse, von der Prüfung erster Eckdaten bis zur allfälligen Abgabe eines indikativen Angebots, heute deutlich einfacher und effizienter. Wir können clavis IT jedem Unternehmen weiterempfehlen.

Robert Hauri, CEO SPGI Zurich AG

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Martin Frischknecht

Leiter Verkauf

+41 71 577 50 51
martin.frischknecht@clavisit.com

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