clavis CloudCapture

CloudCapture - die smarte first Mile

What value can Cloud Capture bring to your company?

CloudCapture automatizes time-investing and error-prone document capturing and archiving and increases the productivity, improves the data quality, provides a higher return on investment (ROI) and accelerates business processes.

 

React faster

You or your customers/ suppliers can capture documents with the given means (e.g. scanner, multifunctional devices, tablet, smartphone, e-mail). CloudCapture then extracts automatically the relevant information, places the document on the right place in the right format and initiates the next business processes. Your documents are available any place and anytime. This results in quicker processes and shorter response times.

 

Lower costs or increase output

CloudCapture eliminates manual data input and document classification. You will therefore need less resources (in employees and time) for the same performance or you can have a higher performance with the same resources. By taking the product as a service you can strongly reduce your internal IT infrastructure. This results in a higher productivity.

 

Improve quality

CloudCapture doesn’t make any typos but recognizes them. It has the overview on all relevant business data, identifies inconsistencies, updates data if necessary or requires a revision. This results in a higher information quality.

 

Higher ROI

If compared to a fixed installation the purchasing costs are lower and the solution is quickly ready. This results in a higher ROI.

 

 

Daniel Gubler

Sales Manager • Partner

Tel. +41 71 577 50 40
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«In wenigen Schritten zum papierlosen Büro»

Papierloses Büro - Mythos oder bald schon Realität? Erfahren Sie in unserer Wissensserie mehr über die Aufbewahrungspflichten von Dokumenten, das Zeiteinsparungspotential von einzelnen Dokumenttypen und die Risiken einer elektronischen Archivierung.

 

 

Anwendungsfälle mit CloudCapture

CloudCapture bietet sich überall dort an, wo Ihr Unternehmen informationsintensive und dokumentenbasierte Schnittstellen, sowohl externe als auch interne. Klassische Anwendungen sind die folgenden.

CloudCapture weiss, was Sie bestellt haben und wie viel Sie dafür zu zahlen bereit waren. Decken sich Mengen und Stückpreise von Bestellung, Lieferschein und Rechnung: wunderbar. Falls nicht, wird automatisch der Prozess angestossen zur Prüfung der Differenz. Und falls der Rechnungssteller ein neues Konto hat: Auch das wird automatisch an das richtige System gemeldet. Kurz: CloudCapture hilft dabei, die Qualität und Geschwindigkeit der Kreditorenbuchhaltung zu erhöhen.

Egal ob ein zerknitterter Bestellschein oder ein sauber ausgefülltes Webformular: CloudCapture verarbeitet eingehende Bestellungen schnell, kommuniziert mit den geeigneten Systemen (zum Beispiel Lagerhaltung) und sorgt so dafür, dass Kunden schnell zu Ihrer Ware/Dienstleistung kommen – oder Bescheid wissen, falls es mal länger dauern sollte.

CloudCapture sorgt dafür, dass wichtige Dokumente korrekt und vollständig sind. Eine fehlende Unterschrift? Ein fehlendes Datum, fehlende Gesellschaftsform, ein Tippfehler im Firmennamen? CloudCapture erkennt solche Fehler und macht Sie darauf aufmerksam.

Dank automatischer Verarbeitung verteilt CloudCapture sofort neue Informationen in Ihrem Unternehmen, um einen Auftrag speditiv, transparent und nachvollziehbar auszuführen. Lager, Produktion, Beschaffungswesen, Schnittstellen zu Lieferanten, Kundenbetreuer oder Buchhaltung verfügen über die notwendigen und aktuellen Informationen, um koordiniert zu handeln.

Eintreffende Post wird digitalisiert und automatisch sortiert, weitergeleitet, mit Informationen ergänzt und in den passenden Unternehmens-Workflow gespiesen.

Eingangsbestätigungen, abgewiesene Lieferungen, beanstandete Lieferungen, ausgelagerte Posten: Dokumente, die solche Prozessschritte der Spedition dokumentieren, prüft CloudCapture und leitet sie an die richtige Stelle weiter.

CloudCapture hilft Unternehmen dabei, Verträge auf Qualitätskriterien zu prüfen, sie rechtssicher zu verwahren und Anpassungen zu verwalten.

Your Benefit

The benefits of our repository services depend strongly on how the archive is being used in your company. We are happy to identify individual potential benefits for your organisation in a personal dialogue.

Security
The infrastructure is located in our highly secure data center.

Simplicity
The service is easy to use, flexible and highly scalable for administrating, using and archiving documents of all kinds.

Access
Using a web interface, apps, Office or a WebService you can reach your data at all times and from anywhere.

Discharge of Your IT Infrastructure
Through the purchase of the Repository as a service the internal IT infrastructure can be reduced significantly.

Cost Savings
Investments in hard- and software can be eliminated. Thanks to the consumption-oriented offsetting you pay only for what you need.

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Dokumente erfassen

Sie erfassen Ihre Dokumente per Scanner, den wir auf Wunsch auch liefern und warten. Je nach Anforderung werden die Daten lokal auf Vollständigkeit geprüft, bevor sie über eine gesicherte Verbindung an unseren Online-Dienst übertragen werden.

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Daten extrahieren

Marktführende Capturing-Technologie (Kofax-Capture) macht aus Bildern Daten: Sie erkennt in Scans von Rechnungen beispielsweise automatisch Kreditornummer, Betrag, Fälligkeit etc., speichert die Daten anhand individueller Definitionen und ergänzt sie auf Wunsch mit Daten aus Ihren internen Quellen.

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Daten übertragen

Ihre Scans, die daraus gewonnenen Daten, ergänzte Informationen und Metadaten werden über eine gesicherte Verbindung auf Ihre Systeme übertragen. Das Datenformat (PDF/A, XML) und die Empfänger passen wir so an, dass die Daten so schnell wie gewünscht am richtigen Ort verfügbar sind.

Informationserfassung

Keine Sorge, CloudCapture setzt keinen Scanner im Kleiderschrankformat voraus, sondern integriert sich reibungslos in Ihre bestehenden Kommunikationskanäle wie E-Mail, mobile Geräte oder Online-Formulare.

Der klassische Weg für speditive, hochwertige Dokumentenerfassung mit hohem Durchlauf: Mit Scannern oder Multifunktionsgeräten (Drucker, Scanner, Fax in einem Gerät) erfassen Sie Dokumente an einer zentralen Stelle. Auf Wunsch stellen wir geeignete Geräte zur Verfügung und übernehmen die Wartung.

Beliebt bei allen, die unterwegs unkompliziert eher wenige Dokumente erfassen wollen: Mit Smartphones und Tablets können beispielsweise Kunden oder Aussendienstmitarbeiter Dokumente fotografieren und senden, CloudCapture erledigt den Rest.

Obwohl oft totgesagt (hin und wieder auch totgewünscht): Die klassische E-Mail ist für viele Firmen unabdingbar, um Informationen zu empfangen oder auszutauschen. CloudCapture verarbeitet E-Mails, indem es sowohl den E-Mail-Inhalt als auch Anhänge analysiert, Anhänge auftrennt oder zusammenlegt,  und erkennt, was mit der E-Mail weiter zu tun ist.

Stärker strukturiert als E-Mail, aber immer noch bearbeitungsintensiv: Über Online-Formulare erreicht Sie mehr oder weniger Spam, aber auch wichtige Kundenanfragen. Ärgerlich bis geschäftsschädigend ist es, wenn die substanzielle Offertenanfrage einer Kundin ewig liegenbleibt, weil sie im Kategorie-Dropdown "Allgemein" gewählt hat. CloudCapture hilft Ihnen, solche Probleme zu vermeiden und Online-Formulare effizient zu verarbeiten.

Schnell und praktisch: CloudCapture arbeitet mit standardisierten Schnittstellen zusammen, beispielsweise zu Rechnungsverwaltungssystemen. Dadurch lässt sich CloudCapture einfach in die Bereiche Ihres Unternehmens integrieren, wo automatischer Datenaustausch bereits etabliert ist.

Branchen

Viele Ansprüche an die Dokumentenverarbeitung sind branchenunabhängig, wie Effizienz und Qualität. CloudCapture erfüllt diese gemeinsamen Ansprüche und darüber hinaus einige branchenspezifische Anforderungen:

Industrieunternehmen unterstützt CloudCapture vor allem, indem es die Abwicklung komplexer und umfangreicher Aufträge laufend und zuverlässig dokumentiert und auf mögliche Engpässe im Prozess aufmerksam macht. Zum Beispiel: Falco Linsen AG

Handelsunternehmen profitieren von CloudCapture vor allem durch die automatisierte Kreditoren- und Rechnungsprüfung. Erhöhte Qualität und Geschwindigkeit steigern die Kundenzufriedenheit, reduzierter Aufwand mindert die Kosten. Zum Beispiel: Alloga AG

Logistikunternehmen können dank CloudCapture schnell auf Bestellungen reagieren, sie schneller ausliefern und besser verfolgen. Zum Beispiel: Alloga AG

Für Bauunternehmen und Immobilienverwaltungen sind Qualitätssicherung und Vertragsmanagement zentral. CloudCapture hilft, die Rechtssicherheit von Dokumenten zu garantieren und sie sicher und vorschriftsgemäss zu archivieren. Zum Beispiel: PSP Swiss Property

Für Bauunternehmen und Immobilienverwaltungen sind Qualitätssicherung und Vertragsmanagement zentral. CloudCapture hilft, die Rechtssicherheit von Dokumenten zu garantieren und sie sicher und vorschriftsgemäss zu archivieren. Zum Beispiel: PSP Swiss Property

Dienstleistungsunternehmen sind vor allem im ersten Kundenkontakt darauf angewiesen, einen guten Eindruck zu hinterlassen, indem sie die Interaktion möglichst einfach, schnell und sympathisch gestalten. CloudCapture unterstützt sie dabei, indem Kunden die Möglichkeit erhalten, auf einer Vielzahl von Kanälen mit dem Unternehmen zu kommunizieren und auf ihre Anfragen eine schnelle und klare Antwort zu erhalten. 

Unsere Services

CloudCapture bieten wir in zwei "Geschmacksrichtungen" und, auf Wunsch, einem "Supplement":

CloudCapture als SaaS: Wir stellen die gesamte Infrastruktur und Software für CloudCapture im eigenen Rechenzentrum zur Verfügung.

CloudCapture als managed service: CloudCapture läuft auf Ihren Maschinen, wir übernehmen die Installation und Wartung.

Scanning- und Digitalisierungs-Service: Sowohl bei CloudCapture als managed service als auch bei CloudCapture als SaaS stellen wir auf Wunsch geeignete Geräte und Zubehör für Scanning zur Verfügung und übernehmen die Wartung der Geräte.

Success Stories

Different customers profit from the advantages of CloudCapture. We have chosen a selected amount of customer installations to give you an insight in the various opportunities.

 

Projekt: Witzig The Office Company

Witzig The Office Company

CloudCapture / CloudRepository - Digital statt Regal

Projekt: Falco Linsen AG - Digitisation of Order and Quality Processes

Falco Linsen AG

Digitisation and Data Recognition with CloudCapture

Projekt: Alloga - Optimierung Bestellprozess im Kundendienst

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Digitisation and Data Recognition with CloudCapture

Projekt: PSP CloudCapture / CloudRepository

PSP Swiss Property

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Projekt: CloudCapture - Invoice Processing

Hälg & Co. AG

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