Teil 4: Starten Sie mit den arbeitsintensiven Prozessen

Letzte Woche haben wir die Digitalisierung von verschiedenen Dokumenttypen besprochen und mit unserem Potentialrechner aufgezeigt, wie viel Ihr Unternehmen damit einsparen kann.

Diese Woche diskutieren wir, mit welchen Dokumenttypen der Start in die Digitalisierung am besten gelingt und wie Sie das Vorgehen konkret anpacken können. Wir haben dafür alle relevanten Geschäftsdokumentstypen in vier verschiedene Phasen unterteilt:

 

(klicken um Grafik zu vergrössern)

 

Der Aufwand (in der Grafik in der Y-Achse dargestellt) hängt von folgenden zwei Faktoren ab:

  • Organisatorischer Aufwand, der innerhalb des Unternehmens durch Mitarbeiterschulung und Anpassung des Prozesses entsteht.
  • Finanzieller Aufwand, der durch das Scannen und Einlesen der Dokumente mittels moderner Technologien verursacht wird.

 

Wie bereits im letzten Teil erklärt, unterscheiden wir zwischen zwei verschiedenen Arten von Nutzen (in der Grafik in der X-Achse dargestellt):

  • Nutzen im Verarbeitungsprozess, wobei wir unter Verarbeitungsprozess das Auslesen und Weiterverarbeiten von physischen oder elektronischen Informationen meinen.
  • Nutzen während der Aufbewahrung bezeichnet den Nutzen, der durch Ablage der Dokumente in einem elektronischen Archiv entsteht

 

Die erste Phase der Digitalisierung sollte idealerweise mit den Dokumenttypen starten, welche einen kleinen Digitalisierungsaufwand mit einem grossen Nutzen verbinden. Dies sind vor allem Kreditoren mit einem Bestellbezug, welche während der Verarbeitung entsprechende Daten aus dem ERP beziehen oder die physische Post, die digital sehr viel leichter verteilt werden kann.

In einer zweiten Phase werden dann Dokumente digitalisiert, wo sich der quantitative Nutzen langfristig ausbezahlt, obschon der initiale organisatorische als auch finanzielle Aufwand etwas grösser ist. Diese Investition bezahlt sich besonders dann aus, wenn eine grosse Anzahl an Dokumenten und/oder Dokumentarten vorliegen. Der Nutzen wird sich zudem auch qualitativ bemerkbar machen, indem die Auskunftsbereitschaft gegenüber Kunden, Partnern und Arbeitskollegen dank vollständiger Informationsbeschaffung steigt.

Und schlussendlich, in der dritten Phase, werden Dokumenttypen angegangen, wo die Digitalisierung nicht sehr aufwändig ist, der Nutzen sich aber erst bei einer vollständigen Sicht auf alle Daten richtig bemerkbar macht. 

Die vierte Phase beschreibt Dokumenttypen, welche nicht relevant für die Digitalisierung sind, da der organisatorische und finanzielle Aufwand den Nutzen, sprich die Einsparungen übersteigt. Je nach Mengengrösse der Dokumente, ist es natürlich auch möglich, dass das Nutzen/Aufwand-Verhältnis variiert. So ist der Aufwand bei kleinen Mengen beispielsweise verhältnismässig grösser zum Nutzen. Ausserdem ist die Einteilung der verschiedenen Dokumentenarten unterschiedlich je nach Branche und Unternehmensart und -grösse. Die Grafik soll daher eher als Beispiel dienen und sollte in eigenen Projekten nochmals individuell für den Usecase angeschaut werden.

 

Noch ein paar Gedanken zum Thema elektronische Dossiers:
Dossiers dienen primär dazu einen Geschäftsfall, z.B. ein Auftrag, ein Produkt, ein Projekt oder ganze Abläufe in Form einer Akte zusammenzufassen. Dabei vermischen sich ein- und ausgehende Dokumente, sowie auch gescannte physische mit elektronisch erzeugten Dokumente z.B. aus dem ERP, die automatisch in der Akte abgelegt werden. Dazu kommen Dokumente die aktiven Charakter haben (z.B. Word-Dokumente, Excel, etc.) die in der Entstehung oder der Bearbeitung sind. Man redet in diesem Fall nicht mehr von einer reinen elektronischen Archivierung sondern einer Kombination von Dokument-Management und elektronischem Archiv, meist unter dem Überbegriff ECM Plattform (Enterprise Content Management).

Weitere Vorteile solcher umfassenden Plattformen, gegenüber den traditionellen Ablagen und Filesystemen sind:

  • Dokumente werden da aufgegriffen, wo sie entstehen und in eine geregelte Ablagestruktur gebracht
  • die Suche anhand von Indexwerten oder dem Textinhalt (sofern dieser vorhanden ist)
  • die Verknüpfung der Inhalte mit Umsystemen

Gerne zeigen wir Ihnen auf, welchen Nutzen mit einer solchen Lösung erzielt werden kann.

 

Nachfolgend zeigen wir Ihnen den konkreten Ablauf eines solchen Projektes auf:

 

Um ein Digitalisierungsprojekt starten zu können, müssen die richtigen Voraussetzungen geschafft werden. Das fängt bei einer klaren Zieldefinition an. Für die Erstellung dieser, helfen folgende Fragen:

  • soll mit dem Dokumentinhalt (Daten) gearbeitet werden, sprich sollen die Inhaltsdaten ausgelesen und für eine beschleunigte Verarbeitung in Folgesystemen dienen?
  • soll ein Prozess durch die Digitalisierung vereinfacht, besser steuer- und kontrollierbar werden?
  • sollen die Dokumente korrekt aufbewahrt und im richtigen Kontext verfügbar gemacht werden (Dossierbildung, Security, Steuerung von internen und allenfalls externen Zugriffen, geregelte Aufbewahrung und Vernichtung)?

 

Digitalisierungsprojekte sind nicht primär technische, sondern organisatorische Projekte. Sie greifen in die Arbeitsweise des Unternehmens und der Mitarbeitenden ein. Eine breite Unterstützung sowohl vom Management / Verwaltungsrat wie aber auch von den Mitarbeitenden trägt wesentlich zum Erfolg bei. Der frühe Einbezug aller Beteiligten vermeidet Ängste, Widerstände und Reibungsverluste. Auch kann dadurch das Risiko vermieden werden, wichtige fachliche Punkte nicht berücksichtigt zu haben.

Generell gilt: heutige Digitalisierungs-Projekte sind Change-Projekte. Die hohe Automatisierung von Prozessen weckt Ängste und Fragen bei den Mitarbeitenden. Mit guter Kommunikation können diesen Ängsten und einer allfälligen Abwehrhaltung entgegengewirkt werden.

 

Im Projektteam sind idealerweise die verschiedenen Vertreter aus Management, IT und dem Fachbereich vertreten. Wichtig ist dabei, dass die Vertreter ihre Bereiche und auch die Schnittstellen sehr gut kennen und offen für das Vorhaben sind. Der externe Partner bringt dann die Lösungs- und Umsetzungskompetenz mit ein, um das Projekt erfolgreich abschliessen zu können. 

Idealerweise werden auch früh die Prozessowner und die eigentlichen Sachbearbeiter mit einbezogen.

Tipp: Oft trifft man auf Aussagen, «Wir haben das schon immer so gemacht» oder «das geht bei uns nicht». Wir empfehlen, die Prozesse nicht 1:1 nachzubilden, sondern da und dort auch Dinge zu hinterfragen. Wenn man genau nachfragt «Warum macht man das so» ist das keinesfalls immer klar. 

 

Bei der Auswahl des Partners sind verschiedene Faktoren entscheidend:

  • Bringt die nötigen Methoden-, Technologie- und Umsetzungskompetenzen ein
  • Passt er zu meinem Unternehmen (in Bezug auf Grösse, Branche und Erfahrung) und verfügt er über die notwendige Flexibilität und Agilität
  • Und besonders wichtig: Stimmt das Bauchgefühl (dies gilt immer beidseitig)

 

Weitere Faktoren wie das Produkt- und Serviceportfolio sind hier sicherlich auch zu erwähnen. So sind Anforderungen wie die folgenden in vielen Fällen mitausschlaggebend:

  • Ist die Lösung für die kommenden Jahre gerüstet und hat der Produkthersteller die Investitionskraft die Produkte auch weiter zu entwickeln
  • Kann die Lösung OnPremise (beim Kunden) oder als «Cloud»-Lösung (in der Schweiz oder International) betrieben werden
  • Sind weitere Dienstleistungen wie beispielsweise ein externes Scancenter verfügbar
  • bestehen bereits ähnliche Lösungen und die nötigen Schnittstellen zu dem vorhandenen ERP-System

 

Ganz wichtig ist die Offenheit: Vermeintlich einfache und günstige Lösungen sind oft nicht flexibel genug und wachsen meist mit den zunehmenden Anforderungen nicht mit.
Gerade im Bereich Schnittstellen trennt sich oft die Spreu vom Weizen. Auf jeden Fall sollte das Thema Integration einen hohen Stellenwert bei der Auswahl geniessen.

 

Wir möchten Ihnen gerne einen Einblick geben, wie der Ablauf eines solchen Projektes stattfinden kann und welche Gedanken Sie sich als Unternehmen im Vorfeld machen sollten. 

  • Kick-Off/ Workshop: Es wird ein Big-Picture mit einzelnen Phasen erstellt
  • Für jede Phase werden die Detailziele und Anforderungen vor allem aus der Nutzersicht gemeinsam beschrieben. Es empfiehlt sich in diesem Schritt iterativ vorzugehen (Ein wesentlicher Teil dabei sind die menschlichen und technischen Schnittstellen)
  • Häufig wird bereits früh im Projekt mit den Benutzeroberflächen gearbeitet, um so die Benutzer zu involvieren und abzuholen um rechtzeitig Missverständnisse zu korrigieren
  • In einer Testphase werden die Poweruser ausgebildet, welche in der Einführungsphase den Mitarbeitenden die nötige Unterstützung bieten können
  • Einführung und Überführung in den produktiven Betrieb

 

Tipp: Vorteil von solchen Projekten ist die Zerlegung in einzelne Teilprojekte. Typischerweise wird kein Big-Bang notwendig und man kann Schritt für Schritt die Lösung einführen und so laufend Zusatznutzen generieren. Wir empfehlen das Suchen der sogenannten Quick-Wins, die für viele Nutzer auch angenehme Vorteile bringen und so die Akzeptanz schnell erhöhen. Ein Beispiel dafür sind Volltext-Suchen, die es erlauben schnell und unkompliziert auf Daten zuzugreifen, die bisher eher auf Filesystemen in einem eigentlichen «Daten-Friedhof» lagen.

 

Analog zum in Punkt 1 definiertem Ziel soll nach Abschluss des Projektes gemeinsam mit dem Partner überprüft werden, ob das anfänglich definierte Ziel auch erreicht wurde.

 

 

Wenn Sie sich bereits mit dem Thema auseinander gesetzt haben, vermissen Sie bestimmt den einen oder anderen Aspekt im oben beschriebenen Vorgehen.
Aufgrund der Grösse des Themas können wir das Vorgehen nicht nicht kurz und kompakt in einer Blog-Serie darstellen. 
Das Vorgehen ist je nach Unternehmen und Branche ebenfalls unterschiedlich. Wichtig hierbei ist, dass Sie auf einen Partner vertrauen, der eine grosse Erfahrung in seinem Bereich hat und optimal auf Ihre Bedürfnisse eingehen kann.

 

Gerade die Frage ob die Systeme bei Ihnen betrieben werden, oder Sie diese aus der Cloud beziehen sollen, birgt gewisse Risiken.
Genau diese Risiken werden wir in der nächsten Blog-Serie untersuchen.

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Persönliche Potentialanalyse

Berechnen Sie Ihr persönliches Einsparungspotential durch die Digitalisierung von spezifischen Dokumenten. In der detaillierten Auswertung erfahren Sie mehr zu den einzelnen Prozessschritten und deren Optimierungspotential. 

 

 

 

 

 

 

 

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