Teil 3: Welche Dokumente fallen an, und wo besteht grosses Potential

In den letzten Teilen unserer Wissens-Serie haben wir uns vor allem mit der rechtlichen Ausgangslage und der Begriffsdefinition beschäftigt. Gerne möchten wir Ihnen in diesem Teil aufzeigen, bei welchen Dokumenttypen in Ihrem Unternehmen aus unserer Erfahrung die Digitalisierung einen maximalen Nutzen generiert.
Die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Geschäftsdokumenten kann auf nahezu alle Dokumenttypen angewendet werden und doch ist der Nutzen der Digitalisierung unterschiedlich gross.

Auf der nachfolgenden Grafik betrachten wir die Digitalisierung der unterschiedlichen Dokumenttypen und stellen den Nutzen ins Verhältnis zum entsprechenden Aufwand. Wobei wir beim Aufwand nicht ausschliesslich den finanziellen Aufwand betrachten. Oft ist auch der organisatorische Aufwand, um das System intern einzuführen und den Prozess entsprechend anzupassen, nicht unerheblich.

 

(klicken um Grafik zu vergrössern)

 

Wir unterscheiden beim Nutzen zwischen dem Nutzen während dem Verarbeitungsprozess und dem Nutzen während der Aufbewahrung im Archiv. Die Bedürfnisse dieser beiden Prozesse unterscheiden sich wie folgt:

 

Während dem Verarbeitungsprozess (= das Auslesen und Weiterverarbeiten von physischen oder elektronischen Informationen):

  • Automatisiertes Auslesen von Informationen
  • Automatisierte Weiterverarbeitung dieser Informationen
  • Verarbeitungsprozesse mit Workflows (Freigabe, Kontierung etc.)
  • schnellere Durchlaufzeit
  • Reduzierung von Fehlern

 

Während der Aufbewahrung (= die Ablage der Dokumente in einem elektronischen Archiv):

  • Volltextsuche 
  • schneller und ortsunabhängiger Zugriff
  • Berechtigungen, Aufbewahrung, Vernichtung

 

 

In der nachfolgenden Übersicht zeigen wir Ihnen pro Dokumenttyp das Potential in der Digitalisierung auf:

Das grösste Optimierungspotential liegt hier in der Archivierung. Die Ablage aller Verträge erfolgt rechtskonform in einem entsprechenden Dossier und kann ortsunabhängig abgerufen werden. Zusätzlich können zugehörige Dokumente direkt zum jeweiligen Vertrag abgelegt werden, inklusive der zugehörigen Korrespondenz. Ausserdem können Verträge bei der Digitalisierung so angepasst werden, dass durch Eintrag der Kündigungsfristen eine automatische Erinnerung für ablaufende Verträge geschickt wird.

 

Vorteile bei der Verarbeitung

+ Keine Kündigung mehr verpassen durch Erinnerungsfunktion

 

Nutzen während der Archivierung

+ Schnelle Volltextsuche möglich, auch über die Inhalte

+ Sofortige, ortsunabhängige Zugriffe auf alle Verträge

+ Geregelte Berechtigungen, Aufbewahrung und Vernichtung

Grundsätzlich besteht im Prozess der Kreditorenverarbeitung sehr grosses Potential hinsichtlich der Prozessoptimierung. Es wird unterschieden zwischen Kreditoren mit Bestellbezug (Bestellung beim Lieferanten erfolgt aus dem ERP) und Kreditoren ohne Bestellbezug (Bestellung erfolgt nicht über das ERP, sondern über einen geregelten Arbeitsablauf – klassischerweise Gemeinkosten oder beispielsweise Telefonrechnungen). Potential zur Digitalisierung existiert in verschiedenen Verarbeitungsschritten, je nach Art der Geschäftstätigkeit. Sowohl eine vollständige Übermittlung der Belege auf elektronischem Weg, als auch das Scannen und automatische Verarbeiten am Posteingang reduziert bereits den manuellen Aufwand (ZEIT) durch die Mitarbeiter und Medienbrüche (FEHLER).

 

Vorteile bei der Verarbeitung

+ automatisiertes Auslesen der Rechnungsdaten mittels Capturing-Technologie

+ Zusammenführen von physischen und elektronischen Rechnungen (E-Mail, eRechnung)

+ geregelte Freigabe von Rechnungen durch definierte Workflows

+ überwachbarer und schneller Durchlauf der Kreditoren 

+ besseres Cash-Management (Skonti, Forecast etc.)

+ keine manuelle Ablage notwendig

 

Nutzen während der Archivierung

+ Sofortige, ortsunabhängige Zugriffe auf alle Kreditoren mittels Suche oder direktem Link aus der Finanzsoftware

+ Geregelte Berechtigungen, Aufbewahrung und Vernichtung

Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und ausgehende Rechnungen können direkt am Output archiviert und abgelegt werden. Ein Verarbeitungsprozess ist hier nicht notwendig. Durch eine saubere Ablage der Dokumente, wird ein schneller Zugriff auf diese ermöglicht.

 

Nutzen während der Archivierung

+ Ablage im Dossier

+ Schnelle Volltextsuche auch über die Inhalte

+ Sofortige, ortsunabhängige Zugriffe auf alle Dokumente

+ Geregelte Berechtigungen, Aufbewahrung und Vernichtung

Alle, im Vorfeld als wichtig definierte Post, kann am zentralen Posteingang gescannt und direkt elektronisch an den zugehörigen Empfänger zugestellt werden. Dies ist sogar über verschiedene Standorte hinweg möglich.
Tipp: Überlegen Sie bei diesem Schritt ebenfalls die Möglichkeit, den kompletten Posteingang an einen externen Partner auszulagern!

 

Vorteile bei der Verarbeitung

+ schnellere Durchlaufzeit

+ keine physische Verteilung und somit tiefere Kosten

+ einfache Weiterleitung oder Verteilung

+ Generieren von Tasks zur Bearbeitung

 

Nutzen während der Archivierung

+ Ablage im Dossiers

+ Schnelle Volltextsuche auch über die Inhalte

+ Sofortige, ortsunabhängige Zugriffe auf alle Dokumente

+ mehr Ordnung, weniger Verlust

Verschiedene Formen von Dossiers können archiviert werden, das Potential unterscheidet sich je nach Branche. Eine branchenunabhängige Form ist beispielsweise die Ablage von Mitarbeiterdosssiers. Durch die elektronische Archivierung ist der Zugriff auf die benötigten Dokumente einfach und geregelt.

 

Vorteile bei der Verarbeitung

+ geregelte Abläufe durch Workflows (z.B. bei Eintritt, Beurteilung, Zeugnisse, Austritt, ....)

+ keine physische Verteilung von Dokumenten, tiefere Kosten

 

Nutzen während der Archivierung

+ Schnelle Volltextsuche auch über die Inhalte

+ Sofortige, ortsunabhängige Zugriffe auf alle Dokumente

+ Geregelte Berechtigungen über die verschiedenen Hierarchiestufen, Aufbewahrung und Vernichtung

Auch Spesen- und Barbelege fallen je nach Branche und Unternehmensart unterschiedlich an. Bei der Verarbeitung können Daten direkt ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Über einen Workflow kann der direkt Vorgesetzte diese Belege einsehen, zuweisen und freigeben.

 

Vorteile bei der Verarbeitung

+ teilweise automatisiertes Auslesen von Belegdaten

+ geregelte Freigabe-Abläufe durch Workflows 

+ keine physische Verteilung von Dokumenten, tiefere Kosten

+ schnelle Verarbeitung der Spesen

 

Nutzen während der Archivierung

+ Schnelle Volltextsuche auch über die Inhalte

+ Sofortige, ortsunabhängige Zugriffe auf alle Dokumente

+ Geregelte Berechtigungen über die verschiedenen Hierarchiestufen, Aufbewahrung und Vernichtung

Nebst den Dokumenttypen, welche auf alle Branchen angewendet werden können, gibt es in den einzelnen Branchen spezifische, branchenabhängige Dokumenttypen:

Die notwendigen Daten von Wareneingangsbelegen und Lieferscheinen können direkt beim Eingang ausgelesen und somit automatisch dem entsprechenden Auftragsdossier zugeordnet werden. Ausserdem registriert das System selbstständig die Mengengrösse und speichert diese ab.

 

Vorteile bei der Verarbeitung

+ automatisiertes Auslesen von Belegdaten und Zuweisung zu Auftrag / Dossier

 

Nutzen während der Archivierung

+ Sofortige, ortsunabhängige Zugriffe auf alle Dokumente

+ Schnelle Volltextsuche auch über die Inhalte

+ Geregelte Berechtigungen, Aufbewahrung und Vernichtung

Eine klassische Aufgabe der Qualitätssicherung in der Industrie ist die Prüfung von Komponenten oder Produkten. Die daraus entstehenden Prüfprotokolle, sowie die zugehörigen Werte werden automatisch in einer elektronische Akte abgelegt.

 

Vorteile bei der Verarbeitung

+ einfache Integration in den Prozess, allenfalls elektronische Auslieferung an Kunde

 

Nutzen während der Archivierung

+ vollständige, nachvollziehbare Dokumentation

+ Einhalten der Verpflichtungen im Qualitätsmanagement / ISO-System

+ Schnelle Volltextsuche auch über die Inhalte

+ keine Medienbrüche, keine manuelle Erfassung

+ Geregelte Berechtigungen, Aufbewahrung und Vernichtung

Die elektronische Ablage von Auftrags-/ Projektdokumentationen zeigt besonders in der Industrie und in der Baubranche viel Potential. So haben durch eine Digitalisierung alle beteiligten Mitarbeiter immer Zugriff auf die aktuellste Version der Dokumente. Änderungen oder Anpassungen im Projekt sind somit weniger fehleranfällig. In der Baubranche können die nötigen Dokumente nach dem Standard BKP elektronisch archiviert und abgelegt werden.

 

Vorteile bei der Verarbeitung

+ klar strukturierte Prozessschritte

+ immer Zugriff auf aktuellste Version

+ schneller Quervergleich dank Volltextsuche

+ Einfacher Austausch mit Kunden und Partnern

 

Nutzen während der Archivierung

+ Sofortige, ortsunabhängige Zugriffe auf alle Dokumente

+ Schnelle Volltextsuche auch über die Inhalte

+ Geregelte Berechtigungen, Aufbewahrung und Vernichtung

Ähnlich wie bei den Dokumentationen, liegt auch bei den Bauplänen das grösste Potential im Zugriff auf die aktuellste Version der Pläne. Dieser kann über ein Portal oder eine App erfolgen. Sobald neue Planrevisionen freigegeben werden, wird eine automatische Information an das entsprechende Team gesendet.

 

Vorteile bei der Verarbeitung

+ immer die richtige Version der Pläne wird genutzt 

+ Rückverfolgbarkeit der Versionen

+ Verteilung der Dokumente über App, auf der Baustelle

+ keine Druckkosten

 

Nutzen während der Archivierung

+ Sofortige, ortsunabhängige Zugriffe auf alle Dokumente

+ Geregelte Berechtigungen, Aufbewahrung und Vernichtung

Für Immobilienverwaltungen ist eine klare Übersicht über Mieter und/oder Liegenschaften essentiell. Eine elektronische Archivierung und die Erstellung von Dossiers ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle benötigten Daten, wobei sogar ein Zugriff von extern möglich ist. Dies verbessert den Prozess massgeblich.

 

Vorteile bei der Verarbeitung

+ Verarbeitung von Dokumenten in Workflows

+ Wechsel und Neukunden können einfacher erfasst werden

 

Nutzen während der Archivierung

+ Reduktion der Ablage- und Raumkosten

+ keine Medienbrüche 

+ schnelles Finden / schnelle Auskunftsfähigkeit

+ Zugriff von extern für Eigentümer, Mieter / Stockwerkeigentümer

Für das Einholen von Angeboten von anderen Unternehmen oder Lieferanten auf dem Bau in Form von Ausschreibungen müssen neben Plänen auch Leistungsverzeichnisse erstellt werden, welche festhalten, welche Arbeitsschritte für eine Gesamtleistung zu erledigen sind. Die elektronische Verarbeitung und Archivierung ermöglicht eine bessere Übersicht und Verteilung dieser Ausschreibungen.

 

Vorteile bei der Verarbeitung

+ einfache Verteilung der Ausschreibungen

+ Rückverfolgbarkeit der Angebote

 

Nutzen während der Archivierung

+ Sofortige, ortsunabhängige Zugriffe auf alle Dokumente

+ Geregelte Berechtigungen, Aufbewahrung und Vernichtung

Ein weiterer, wichtiger Dokumenttyp der Baubranche sind Regierapporte, das heisst Rapporte die nach SIA-Norm für Regiearbeiten täglich erstellt werden müssen. Eine Digitalisierung resultiert in einer schnelleren Informationsübermittlung von der Baustelle oder dem Arbeitsort zurück ins Büro. Dort kann der Rapport von der Bauleitung unverzüglich geprüft und signiert werden.

 

Vorteile bei der Verarbeitung

+ schnelle Erfassung und Weiterleitung der Daten

 

Nutzen während der Archivierung

+ Sofortige, ortsunabhängige Zugriffe auf alle Dokumente

+ Geregelte Berechtigungen, Aufbewahrung und Vernichtung

Bei den Bestellungen zeigt sich, dass ein reines Digitalisieren nicht genügt um das volle Potential des Dokumentenmanagement auszuschöpfen. Die meisten Bestellungen erfolgen heutzutage typischerweise elektronisch. Die Datenerfassung und das Auslesen der Bestelldaten kann aber auch bei digitalen Eingängen automatisiert werden. So wird der Bestellprozess optimiert und gleichzeitig die Fehlerquote verringert.

 

Vorteile bei der Verarbeitung

+ automatisiertes Auslesen der Bestelldaten und Übergabe an Verarbeitungssysteme

+ schnelle Erfassung

+ Reduktion von Erfassungsfehlern

 

Nutzen während der Archivierung

+ Sofortige, ortsunabhängige Zugriffe auf alle Dokumente

+ Geregelte Berechtigungen, Aufbewahrung und Vernichtung

In der Treuhandbranche wird besonders viel mit (Papier-) Dokumenten gearbeitet. Eine mögliche Prozessoptimierung liegt im Erstellen eines elektronisches Dossiers pro Mandant, auf welches diese ebenfalls Zugriff haben. Mit den Kunden des Treuhänders kann auch nach einer Lösung gesucht werden, welche eine automatische Ablage des Outputs aus der Finanzbuchhaltung ermöglicht und so in Effizienzgewinne für den Kunden resultiert.

 

Vorteile bei der Verarbeitung

+ Portal für Interaktion mit dem Kunden für Erfassung und Austausch

 

Nutzen während der Archivierung

+ revisionssichere Archvierung

+ Rückverfolgbarkeit

+ Sofortige, ortsunabhängige Zugriffe auf alle Dokumente

+ Geregelte Berechtigungen, Aufbewahrung und Vernichtung

Bei internationalen Logistikfirmen ist die Papierflut gross: bei länderübergreifenden Lieferungen fallen zahlreiche Fracht- und Zolldokumente an. Eine elektronische Verarbeitung ermöglicht eine Automatisierung dieses Prozesses, indem die nötigen Daten mittels Capturing-Technologie herausgelesen und zur Weiterverarbeitung im betroffenen System abgelegt werden.

 

Vorteile bei der Verarbeitung

+ automatisiertes Auslesen der Daten und Übergabe an Verarbeitungssysteme

+ Ablage im Dossier

 

Nutzen während der Archivierung

+ Sofortige, ortsunabhängige Zugriffe auf alle Dokumente

+ Geregelte Berechtigungen, Aufbewahrung und Vernichtung

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