«In wenigen Schritten zum papierlosen Büro»

 

Existiert das papierlose Büro wirklich nur auf dem Papier? Unsere Antwort auf diese Frage lautet: Jein!

Vor über 40 Jahren ist der Begriff des papierlosen Büros aufgekommen. Vincent Giuliano von der Unternehmensberatung Arthur D. Little hat in einem Artikel der "Businessweek" propagiert, dass die Verwendung von Papier für Unterlagen oder Korrespondenz in den 1980er-Jahren massiv abnehmen wird und bis in den 1990er Jahren die meisten Unterlagen digital sein werden. Entgegen seinen Erwartungen ist aber der jährliche Papierverbrauch pro Kopf seither jedes Jahr angestiegen.

 

«Der erste Schritt zum papierlosen Büro liegt im effizienten Dokumentenmanagement»

Die Nutzung von Papier in Büros wird auch noch einige Zeit fortbestehen. Aber dennoch ist eine Tendenz zur Abnahme zu erkennen, diese wird verstärkt durch den Trend der Digitalisierung. Immer öfters werden Dokumente nur noch elektronisch verarbeitet und archiviert. Der wichtigste Treiber hierfür ist klar die Effizienzsteigerung im Prozess und die daraus folgende, grössere Wirtschaftlichkeit, die sich vor allem durch Kosteneinsparungen bemerkbar macht. Aber auch ein gesteigertes Bewusstsein für die Umwelt spielt hierbei eine entscheidende Rolle. Diesem Trend kommen auch die rechtlichen Rahmenbedingungen in der Schweiz zu Gunsten, diese erlauben es wichtige Geschäftsdokumente elektronisch zu versenden und zu archivieren.

 

«Wer von Digitalisierung spricht, fängt am besten mit den Prozessen an»

Viele sprechen heute von Digitalisierung und digitaler Transformation und zielen damit gleich auf ein neues ERP, einen neuen Shop und den Umbau des Geschäftsmodells.
Dabei würde schon das anpacken der internen Prozesse, das Digitalisieren des Papierprozesses, das Abbauen von Medienbrüchen und damit das Reduzieren von Fehlerquellen grossen Nutzen bringen.

 

In dieser 7-teiligen Blog-Serie möchten wir Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro begleiten und Ihnen aus unserer Erfahrung wichtige Hinweise mit auf den Weg geben.

 

Im ersten Teil erfahren Sie mehr über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Dokumente. Abonnieren Sie unseren Newsletter zur Wissensserie um keinen Teil zu verpassen.

 

Folgende Themen werden wir in den nächsten Wochen Schritt für Schritt beleuchten:

  • Die Aufbewahrungsfristen
  • Was bedeutet «revisionssicher»?
  • Welche Dokumente fallen an und wo besteht grosses Potential, inkl. Einsparungspotential-Kalkulator für Ihre Unternehmung
  • Starten Sie mit arbeitsintensiven Prozessen
  • Risiken der elektronischen Aufbewahrung
  • Unsere Erfolgsgeschichten
  • Lassen Sie sich vom letzten Punkt überraschen!

 

 

 

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