News: Suche über Metadaten vs. Suche über Volltext Index

08

Dez

Suche über Metadaten vs. Suche über Volltext Index

Daniel Gubler document solutions

Bei der Nutzung eines Dokumentenmanagement Systems steht ein schnelles und gezieltes Wiederfinden von Dokumenten im Zentrum. Damit dies ermöglicht werden kann, müssen die Dokumente beschrieben oder verschlagwortet werden. Dabei werden im Dokumentenmanagement System zwei Arten der Dokumentbeschreibung angewendet:

  • Beschreibung mittels vorgegebener Metadaten
  • Automatische Erstellung des Volltext Indexes anhand des Dokument Inhaltes

Die Beschreibung mittels Metadaten bedeutet, der Anwender füllt gezielt vordefinierte Metadatenfelder zu diesem Dokumententypen aus. So zum Beispiel eine Kundennummer, ein Anwendungsfall oder ein Bearbeitungsstatus. Werden die Felder nicht ausgefüllt, kann das Dokument mit sehr grosser Wahrscheinlichkeit nicht mehr gefunden werden, schon gar nicht in diesem Kontext. Diese Art der Ablage wird in Archivarkreisen auch als „prospektive Ablage“ bezeichnet, weil vor der Ablage definiert wird, was genau abgelegt werden soll.

  • Vorteil: eine gezielte und schnelle Suche kann ermöglicht werden
  • Nachteil: der Benutzer muss die Beschreibung manuell tätigen

Die Automatische Erstellung des Volltext Indexes anhand des Dokument Inhaltes ist für den Benutzer sehr komfortabel, er braucht keine Angaben zum Dokument zu machen, das System bildet automatisch einen Volltextindex. Damit besteht jedoch die Gefahr, dass die Indexierung unvollständig ist. So wenn beispielsweise die Kundennummer oder andere relevante Schlüsselwörter nicht im abgelegten Dokument beinhaltet sind. In Archivarkreisen wird diese Art der Indexierung auch „retrospektive Indexierung“ genannt, weil die Indexierung erst im Nachhinein erfolgt.

  • Vorteil: der Benutzer braucht keine Dokumentbeschreibung vorzunehmen
  • Nachteil: eine gezielte Suche ist nur bedingt möglich

Heutige Werkzeuge erlauben eine Kombination der beiden Methoden. Diese erlauben gezielt nach Themen oder Bereichen einzuschränken darin aber auch offene und inhaltliche Suchen zu ermöglichen. Dieses Thema wird in einem folgenden Blog beleuchtet werden.


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