News: CloudCapture und CloudRepository: Der direkte Weg zu digitalisierten Dokumenten und automatisierten Prozessen

02

Dez

CloudCapture und CloudRepository: Der direkte Weg zu digitalisierten Dokumenten und automatisierten Prozessen

Daniel Gubler document solutions CloudCapture

In Grossbetrieben sind die sofortige Digitalisierung von per Post eingehenden Dokumenten und die automatisierte Datenextraktion längst Standard. Denn der Nutzen liegt auf der Hand: Die digitalen Belege und Daten lassen sich im Unternehmen schnell, parallel und vor allem ortsunabhängig in den Prozessen nutzen.

Eine zu visierende Kreditorenrechnung beispielsweise, die früher in Papierform eine längere Reise durchs Unternehmen angetreten hat, gelangt heute auf elektronischem Weg in denFreigabeprozess und kann auch jederzeit direkt aus dem ERP- oder PPS-System aufgerufen werden. Der Nutzen digitalisierter Dokumente in den Geschäftsprozessen ist unbestritten – allerdings sind die Aufwände und Kosten für Aufbau und Betrieb einer entsprechenden Lösung nicht zu unterschätzen.

Sie lohnten sich bisher erst ab ca. 30’000 Belegen pro Jahr. Die Online-Dienste CloudCapture und CloudRepository der Appenzeller Software Schmiede clavis IT ermöglichen die Nutzung der marktführenden Technologien von Kofax und IBM jetzt auch für kleine Volumen – ohne eine entsprechende Investition in Hardware, Software oder Know-how. Denn abgerechnet wird pro Beleg.

Doch wie ist der Dienst aufgebaut und wie wird er in den Prozessen genutzt? Eingangspunkt z.B. für ein umfassendes Kreditorenscanning ist der lokale Scanner oder das bestehende Multifunktionsgerät (MFP). Wurden eingehende Rechnungen bisher manuell erfasst, geprüft und Daten von Hand ins ERP-System übertragen, erfolgt nun nach dem Öffnen der Post zuerst die Digitalisierung. Die gescannten Bilder der eingehenden Belege werden direkt ab dem Erfassungsgerät über eine gesicherte Verbindung an den CloudCapture Service übermittelt. Dort erfolgt in Echtzeit die Bildaufbereitung und eine intelligente Extraktion der Rechnungsdaten wie z.B. Adresse, Beträge, Zahlungskonditionen oder Datumsangaben.

Einer Weiterverarbeitung und Nutzung des digitalisierten Belegs steht nun nichts mehr im Wege. Unabhängig vom Papierdokument besteht die Möglichkeit, den Beleg jederzeit und überall direkt aus der Fachapplikation z.B. ab der Buchung im ERP oder einem Freigabeworkflow aufzurufen. 

Zum anderen ermöglicht eine zentrale Ablage in einem DMS eine elektronische Dossierbildung z.B. pro Lieferant, Kunde oder Projekt. Voraussetzung dafür ist allerdings ein System mit Funktionalitäten zur strukturierten Ablage, Aufbewahrung und Online-Nutzung im gesamten Dokumenten-Lebenszyklus. Hier setzt der Dienst CloudRepository an. Unternehmen, die keine umfassende interne elektronische Ablage aufbauen und betreiben wollen, haben bei clavis IT die Möglichkeit, einen entsprechenden Service zu mieten und über eine gesicherte Verbindung an die internen Systeme anzubinden. 

Die Daten verbleiben dabei in der Schweiz. Die Lösung wird in einem für Banken zertifizierten Rechenzentrum betrieben und basiert auf High-End-Technologie, die sonst nur in Grossbetrieben genutzt werden kann – Synergieeffekte im Cloud-Angebot machen es möglich. 

Falls die Kunden ihre Daten trotzdem in-house wissen wollen, kann der Scanning-Dienst auch als «cloud-based processing» stand-alone genutzt werden. Dabei verarbeitet clavis IT die Dokumente in Echtzeit und liefert Kunden sowohl das Abbild als PDF/A als auch die extrahierten Datensätze zurück. 

Mit den beiden Lösungen CloudCapture und auf Wunsch CloudRepository übernimmt clavis IT die volle Verantwortung für Dokumente, von der Erfassung bis zur effizienten Nutzung in Geschäftsprozessen – getreu dem Motto „rundum sorglos“ bietet clavis IT alles, damit die Kunden sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Artikel aus SYSDATA 1-2/14 zum Thema Business-Software ERP, CRM; Dokumentenmanagement


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