News: Verbesserter Dokumentenzugriff, Team vCollaboration und mobiler Zugriff bedeutet auch beseitigen der vorhandenen Netzlaufwerke

20

Mai

Verbesserter Dokumentenzugriff, Team vCollaboration und mobiler Zugriff bedeutet auch beseitigen der vorhandenen Netzlaufwerke

Daniel Gubler document solutions

Um die gemeinsame Nutzung von Dokumenten zu vereinfachen, arbeiten wahrscheinlich viele von Ihnen mit Netzlaufwerken. Heute schaffen diese aber oft erhebliche Herausforderungen und Nachteile.
Hier sind einige Beispiele:

  • Oft existieren mehrere Kopien derselben Datei. Das versenden der Datei (auch zur Zusammenarbeit) schafft nicht nur zahlreiche Kopien der gleichen Datei, sondern diese ist als „privat gespeicherte“ Version auch nicht aktuell.
  • Die abgelegten Dokumente werden von der Person, die sie erstellt haben einfach gefunden. Alle anderen haben grosse Schwierigkeiten, oder finden die Dokumente auch mit der (File-)Suche nicht.
  • Mobile Benutzer können Dokumente nicht ändern, teilen oder synchronisieren.
  • Aus IT-Sicht sind die Speicherkosten fast unüberschaubar, wegen all der unnötigen Duplikate die Benutzer erstellen. Dokumente systematisch am Ende des Lebenszyklus zu löschen ist völlig unmöglich.

Es gibt noch viele weitere Beispiele, wie Netzlaufwerke einschränkend wirken. Als Lösung für viele Bereiche hilft ein ECM System. Die IBM ECM-Plattform kann helfen, die Organisationen zu bewegen Ihre Vergangenheit in das ECM System zu überführen und ihre Inhalte effizient, effektiv und proaktiv zu verarbeiten. Laufend können dann die Netzlaufwerke reduziert und geschlossen werden.


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