News: Bevorzugen Sie PDF/A oder Tiff-Dokumente?

22

Dez

Bevorzugen Sie PDF/A oder Tiff-Dokumente?

Daniel Gubler document solutions

Jahrelange Dominanz von TIFF als Standard-Format

Während Jahren waren Tiff-Dokumente in elektronischen Archivsystemen als Standard gesetzt. Aufgrund des hohen Speicherplatzbedarfs sind so mit der Zeit riesige Datenbestände entstanden, deren Inhalte mit modernen Werkzeugen wie z.B. Analytics nicht voll ausgeschöpft werden können.

 

Durchsuchbarkeit von TIFF-Dokumenten ist nicht gegeben

Mit den aktuellen Werkzeugen werden Suchen im Dokumentinhalt mit Metadaten-Abfragen kombiniert. Damit können mittels Analyticsfunktionen Vorschläge zur weiteren Einschränkung der Treffermenge angezeigt werden, was einem Benutzer die Suche, vor allem in grossen Beständen, massiv erleichtert.

Kurze Vorstellung von analytischen Funktionen der IBM Werzeuge

Diese inhaltlichen Durchsuchungen sind nicht möglich, wenn Dokumente im TIFF-Format abgelegt sind. Denn bei solchen handelt es sich um reine Bilddokumente und Textinhalte stehen nicht zur Verfügung. 

 

TIFF-Dokumente in PDF/A mit Textinhalt wandeln

In mehreren Projekten hat clavis IT document solutions nun bestehende TIFF-Datenbestände so umgewandelt, dass die Dokumente nach der Transformierung das Format PDF/A aufwiesen und auch den Textinhalt beinhalteten. Um das ursprünglich erstellte Dokument v.a. aus Compliance-Sicht unverändert zu belassen, wird eine neue Dokumentversion erstellt, welche dem Benutzer den zusätzlichen Nutzen bringt.

 

Nutzen Sie das Potenzial – mit clavis IT CloudCapture

Hätten Sie auch lieber PDF/A- anstatt TIFF-Dokumente, um die Vorzüge der Durchsuchbarkeit zu nutzen? 

Gerne erläutern wir Ihnen im persönlichen Gespräch, welche Standards für die Archivierung digitaler Unterlagen gelten und wie Sie die Möglichkeiten Ihres bestehenden Archivs mit modernen Werkzeugen ausschöpfen. Ebenfalls führen wir mit dem Service CloudCapture Konvertierungsarbeiten für Sie durch, ohne dass bei Ihnen Kosten für die Infrastruktur anfallen. Kommen Sie auf uns zu!


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